“El programa perfecto. Es posible? Como construir un programa de desarrollo atlético” (Parte 2)

Saludos a todos!

En el pasado blog discutimos acerca de definición de goles para tener una mejor idea si nuestro compromiso era genuino y supiéramos en qué dirección nos moveríamos. También hablamos un poco acerca de las realidades de crear un programa y como esto puede cambiar tu rumbo. De la misma forma establecimos un patrón jerárquico organizacional que ayudará a hacer la tarea de crear y mantener nuestro programa mucho más fácil.

Hoy hablaremos acerca de las tareas más en detalle de la junta. Posibles opciones, datos a conocer y pasos posibles a seguir para tener mejor probabilidad de ser exitoso y tiempo-eficiente.

“El programa perfecto. Es posible?

Como construir un programa de desarrollo atlético” (Parte 2)

Comenzamos con las tareas del Presidente:

·         El presidente o fundador es la principal figura de la junta. Es el principal responsable de que “la maquinaria este corriendo como debe”. En conjunto con la ayuda del vicepresidente es responsable de asegurar instalación de entrenamiento (sea de gobierno o privado). Debe asegurar auspicio corporativo o gubernamental de ser necesario para sus gastos operacionales. Tiene la tarea de establecer la visión y misión del programa y contratar el personal que este acorde con la filosofía establecida. Supervisar el trabajo de los directivos y es la “cara” del programa en aspectos legales y promocionales. La tarea del fundador o presidente no es fácil. Es el más que trabaja en un principio. El trabajo puede ser más fácil si contrata el personal correcto y confiable. Así, puede delegar  labores y funciones y de esta manera alivia la carga. Claro está hay tareas que son exclusivamente de índole presidencial (asegurar canchas, auspicio, etc.), y otras tareas que simplemente se pueden delegar.

Vicepresidente:

·         Asiste al presidente en las labores “pre-programa” y administrativas. Es encargado de “gestionar” reuniones y asuntos en lo que se contrata el personal adecuado.  Debe ser diligente y comprometido. Usualmente el vice y el presidente se reúnen semanalmente durante el proceso pre-programa y usualmente es 1 vez al mes luego de esa etapa, de no haber asuntos meritorios para reunirse antes.

Nota:

En lo que a los auspicios se refiere siempre hay compañías dispuestas a darte la mano si el “producto” o programa es bueno. Si el programa es deportivo, siempre las compañías de bebidas y alimentos te ayudan (ya que es posible fuente de vender el producto).

Cualquier compañía privada o entidad de gobierno es candidato a auspicio siempre y cuando presentes un buen “ROI o Return on Investment”. Esto es el “retorno de su inversión”. Que no es nada más y nada menos que la oportunidad de recuperar la inversión que hicieron en el programa, ya sea vendiendo su mercancía en la localidad, que el programa haga que otras personas compren el producto en puntos de venta, o cualquier actividad en la que ellos tengan la oportunidad de generar ingresos a base de su  contribución. 

Referente a facilidad de entrenamiento, las entidades gubernamentales requieren: seguro de responsabilidad pública, certificado de incorporación, “good standing” del departamento del estado, mas la propuesta de servicios a brindarse en la instalación. Usualmente reciben la documentación y contestan si la solicitud fue aprobada o no. Para instalación privada usualmente piden el seguro, mas una renta al mes, sino tienes contactos en la instalación. Lo más económico sería tener un contacto en el gobierno o en el área a utilizarse y de esa manera saldría más económico, posiblemente hasta gratis.

Administrador o Tesorero:

·         Luego de que el proceso pre programa, que es atendido por la presidencia terminé, el administrador entra en función. Delega la asignación de fondos, mantiene el balance económico y reporta TODO lo ocurrido en el aspecto de los dólares y centavos.

NOTA:

El tema del dinero es uno extremadamente controversial y polémico. Asegúrese de contratar o delegar la función en alguien de entero crédito. Que sea profesional, diligente, organizado y transparente. Recomiendo el programa de Microsoft Quick Books para llevar la contabilidad. Es extremadamente fácil y útil. Mi recomendación es reuniones cada dos semanas en tiempo regular. En época de auspicio o cobro de cuota una vez por semana.

Cuota? Cuanto debo cobrar de cuota?

Como dije anteriormente. El tema de los dólares y centavos es sensitivo. Administrativamente y con los padres también. Usted con su administrador, siéntese y evalúe cuanto es el total proyectado en gastos operacionales, posible inversión para ese año fiscal, más un 30% de incidentales y divídalo entre su matrícula. Esa debe ser su cuota. O encárguese de levantar fondos a través de venta o actividades que dejen margen.  Es más fácil recibir ayuda y llevar la contabilidad si su programa es una entidad sin fines de lucro.

Hay instituciones “sin fines de lucro” que se lucran haciendo la trampa, pero usted no será uno de ellos! Usted será íntegro y honesto, ya que esta siendo el ejemplo de la juventud con que trabaja.

Director Técnico:

·         El director técnico es el estratega del currículo de enseñanza o entrenamiento del programa. Es parte vital del éxito o fracaso. Debe caracterizarse por ser organizado, disciplinado y una gran imagen y modelo a seguir por la matrícula. Poseedor de gran conocimiento y el vocabulario para expresarlo. Un líder equipado con el arma del conocimiento verbal y del poder de convencimiento es el arma más poderosa en contra los clubes y su “pirateo”.

NOTA:

Es el líder de los entrenadores. El los capacitará, seguirá, supervisará, ayudará, en fin, es bien probable que extienda grandes lazos de amistad con sus entrenadores. Es imprescindible mantener una gran relación y comunicación con él. Traerá retroalimentación del sentir del programa. Si está funcionando, no está funcionando, fortalezas, deficiencias, etc.

Es recomendable que el proceso de entrevista sea largo y definitivo. Presenta cada escenario posible y como lo resolvería. Asegúrese de que sea articulado, tenga buen vocabulario y tenga conocimiento vasto del deporte y vaya a tono con la dirección del programa por supuesto.

Recomiendo pedir un plan anual y diseño de currículo (Temas a discutir en futuros blogs), experiencias en todos los niveles o capacidad para trabajar con estos, y proyecciones o metas a corto y largo plazo.

Representante de padres:  

·         El representante de padres tiene una tarea estresante. Por más bien que hagamos las cosas siempre habrán padres o personas descontent@s.  Es bien importante mantener los canales de comunicación abiertos y que ellos sientan que sus reclamos están siendo escuchados y atendidos. Aunque en realidad sean tonterías, porque no todas las preocupaciones de los padres son genuinas (aunque muchas si lo son), pero que sientan que tienen voz y voto. (aunque en realidad no sea cierto)

Director o encargado de mercadeo y/o publicidad:

·         La mejor publicidad es la que se obtiene de gratis! Los padres, los jugadores o participantes de tu programa. En cambio si te hace falta algo extra, siempre esta ese asociado, papa o amigo que tiene contactos en la radio, o el periódico, o página de internet o capacidad para crear una. El “Facebook”, “Twitter”, o páginas de redes sociales son herramientas súper poderosas. El 80% de mi publicidad personal y/o corporativa es a través de la red de internet y sus poderosas herramientas gratuitas. Si necesitas material impreso también están los asociados dueños de imprenta, que en su gran deseo de ayudar, imprimen tu material casi al costo o por mucho menos de lo que pagarías en una imprenta regular.

Muchas veces no es que conoces, sino a quien conoces.

Secretari@:

·         Siempre esta ese padre o madre extremadamente organizad@, envuelt@ con las cosas de su hijo, que quiere ayudar. Este es el candidato perfecto.

Cuando se está levantando un programa es imperativo el reclutar el mayor número de ayuda libre de costo disponible. Esto minimiza tus gastos operacionales y la cuota o aportación de los padres es mucho menor. De esta manera podemos mantener la inversión económica de los participantes al mínimo y todos estamos felices.

No puedo dejar de estresar lo importante que es que todo tu personal (asalariado o voluntario) este en conjunto con la misión y visión que has establecido para tu programa y el funcionamiento de este. Eso evitará muchos “dolores de cabeza y malentendidos” y recuerda mantenerte siempre abierto al diálogo.

Luego de que todas estas piezas estén en su lugar, es hora de poner nuestra aventura en marcha. Si contratas al personal adecuado, te mantienes al día en tu campo, mas eres comunicativo y consistente, es posible crear “El Programa Perfecto”.

Nuestro próximo blog es acerca, enseñanza y valores. “Características, rasgos y desarrollo de un gran atleta”. Es un tema de gran importancia para entrenadores y sobre todo jugadores que quieren llevar su juego al próximo nivel.  

Recuerden que si les gustaría que se tocara un tema, quisieran compartir información o yo y mi programa podemos serle de asistencia pueden escribir a: rsplaybook@gmail.com o raul@strategictrainingpr.com

Gracias

“Entrena y vive al máximo!”

RS